EcoVadis-reassessment voorbereiden: welke ISO’s en policies kun je al gebruiken?
Veel IT-organisaties hebben al een stevige basis voor een EcoVadis-reassessment. Denk aan ISO 9001, ISO 14001 of ISO 27001, informatiebeveiligingsbeleid, leveranciersprocedures, risicoanalyses, HR-richtlijnen en processen voor audits en management reviews.
Toch begint de voorbereiding in de praktijk vaak opnieuw met dezelfde vragen. Welke documenten kunnen we gebruiken? Welke onderwerpen worden al door bestaande processen afgedekt? Is deze policy nog actueel? Geldt de scope voor de juiste onderdelen van de organisatie? En waar zit een echte gap?
Voor Quality- en Compliance Managers is dat het eerste signaal dat bestaande systemen nog niet slim genoeg worden benut: je hebt ISO’s en policies, maar niemand weet snel wat daarvan al bruikbaar is.
Veel van wat je nodig hebt, bestaat al
Een IT-organisatie met bestaande managementsystemen begint bij een reassessment meestal niet vanaf nul. Policies, processen, audits, risicoanalyses en andere bewijsstukken kunnen al een groot deel van de basis vormen.
De uitdaging zit vooral in het snel kunnen bepalen welk deel van die basis ook daadwerkelijk bruikbaar is voor EcoVadis. Zolang de verbinding tussen bestaande systemen en de informatie die voor het reassessment nodig is niet duidelijk is, voelt ieder verzoek alsnog als iets nieuws.
Waarom je toch opnieuw gaat zoeken en verzamelen
Als niet duidelijk is wat al bruikbaar is, wordt bestaande documentatie opnieuw bekeken. Teams verzamelen documenten voor de zekerheid, vragen collega’s opnieuw om informatie en maken soms nieuwe versies van iets dat al bestaat.
Daardoor gaat tijd naar zoeken en beoordelen voordat duidelijk is waar de echte inhoudelijke verbetering nodig is.
Een herkenbaar voorbeeld uit IT
Stel: je organisatie werkt al met ISO 27001, heeft een formeel leveranciersproces en beschikt over meerdere HR- en compliancepolicies. Voor het EcoVadis-reassessment wordt toch opnieuw informatie opgevraagd bij Security, HR en Procurement.
Een deel blijkt al goed vastgelegd, een deel is verouderd en een paar onderwerpen vragen om echte inhoudelijke verbetering. Zonder overzicht worden al die onderdelen eerst opnieuw als losse vragen behandeld.
Maak vroeg onderscheid in wat er al staat
Een eerste overzicht helpt om bestaande informatie grofweg in vier groepen te verdelen:
Dat onderscheid voorkomt dat ieder document dezelfde behandeling krijgt. Het maakt sneller zichtbaar waar je kunt voortbouwen op wat er al staat en waar daadwerkelijk extra werk nodig is.
Waarom vroeg overzicht verschil maakt
Hoe eerder duidelijk is welk deel van de bestaande systemen bruikbaar is, hoe minder tijd verloren gaat aan opnieuw verzamelen en beoordelen.
Voor Quality en Compliance ontstaat bovendien sneller een beeld van waar de echte inspanning zit. Dat maakt het eenvoudiger om het reassessment te laten aansluiten op bestaande processen in plaats van er een los project naast te zetten.
Laat het reassessment aansluiten op wat er al staat
Een sterke voorbereiding begint daarom bij de basis die al aanwezig is. Breng eerst in beeld welke systemen, policies en processen al bestaan en welk deel daarvan bruikbaar is voor het reassessment.
Daarna wordt duidelijker welke onderdelen alleen een update vragen en waar echte verbetering of nieuwe basis nodig is.
Herken je dit binnen jouw organisatie?
Je hebt ISO’s en policies, maar niemand weet snel wat daarvan al bruikbaar is.
Dit is één van de 7 signalen dat je bestaande systemen nog niet slim genoeg worden benut voor je EcoVadis-reassessment.
Herken je deze situatie? Download de volledige whitepaper en ontdek ook de andere signalen die erop wijzen dat je organisatie richting het volgende reassessment onnodig tijd verliest aan zoeken, opnieuw verzamelen, dubbele opvolging en onduidelijke prioriteiten.
Download de whitepaper: EcoVadis-reassessment in IT: 7 signalen dat je dubbel werk doet.
